1 Datenschutzbestimmung

Diese Datenschutzerklärung zeigt auf, wie die Swissgenetics Genossenschaft (nachfolgend Swissgenetics genannt) mit personenbezogenen Daten umgeht. Der Schutz der Privatsphäre und der Personendaten sind Swissgenetics sehr wichtig. Entsprechend wird mit den Daten sorgfältig umgegangen und für eine hohe Datensicherheit gesorgt.

Wir weisen darauf hin, dass diese Datenschutzerklärung keine abschliessende Beschreibung der Datenbearbeitungen bei Swissgenetics enthält und einzelne Sachverhalte ganz oder teilweise durch spezifische Datenschutzhinweise oder Allgemeine Geschäftsbedingungen geregelt sein können (mit oder ohne Verweis darauf in dieser Datenschutzerklärung).

2 Interne Organisation

2.1 Geltungsbereich

Die Datenschutzerklärung wird in deutscher, französischer und englischer Sprache herausgegeben. Bei allfälligen Differenzen gilt der deutsche Wortlaut.

Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit wird im vorliegenden Dokument auf die Nennung der weiblichen, männlichen und diversen Form verzichtet. Die verwendete männliche Form schliesst die weibliche und diverse Form mit ein.

2.2 Verantwortlichkeiten

Die Gesamtverantwortung für den Datenschutz bei Swissgenetics trägt die Geschäftsleitung. Diese Verantwortung ist nicht übertragbar.

Für die Umsetzung des Datenschutzes im Betrieb ist der betriebliche Datenschutzberater mit seinem Team (Datenschutzteam) verantwortlich.

Für IT-Themen wie das Betriebssystem, die Anwendungen, die Datenbank, das Netzwerk und die Datensicherheit ist die Elvadata AG verantwortlich.

Das Datenschutzteam kontrolliert die Einhaltung des Datenschutzes, berät die Geschäftsleitung, die Führungskräfte und die Mitarbeitenden und unterstützt sie bei der operativen Umsetzung des Datenschutzes im Betrieb.

2.3 Kontaktstelle

Fragen in Zusammenhang mit dem Datenschutz sind an folgende Stelle zu richten:

Swissgenetics Genossenschaft
Datenschutzberater
Meielenfeldweg 12
3052 Zollikofen
031 910 62 62

2.4 Organisation

Der Bereichsleiter Support fungiert als Datenschutzberater bei Swissgenetics. Er arbeitet zusammen mit dem Datenschutzteam. Teammitglieder sind Vertreter der Bereiche.

Das Datenschutzteam kontrolliert die Einhaltung des Datenschutzes, berät die Geschäftsleitung, die Führungskräfte und die Mitarbeitenden und unterstützt sie bei der operativen Umsetzung des Datenschutzes im Betrieb.

3 Betroffene Daten

Von der vorliegenden Regelung sind alle Personendaten betroffen, die sich auf eine identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu gehören sämtliche Adressinformationen, alle Informationen die für die Auftragsbewältigung erforderlich (z.B. Beratung, Verkauf, Einkauf, Mandat, etc.) sind sowie alle weiteren persönlichen Daten, die eine Person in Kontakt mit Swissgenetics hinterlässt oder zu denen Swissgenetics Zugang hat.

Die wichtigsten Personendaten sind:

• Kontakt-, Identifikations- und Anmeldedaten
• Persönliche Angaben
• Finanzdaten
• Vertragsdaten
• Betriebsdaten
• Interaktions- und Nutzungsdaten
• Webseiteninformationen

4 Datensicherheit

Da bei Swissgenetics der grösste Teil der Daten digital gehalten wird, ist die Datensicherheit primär durch das «Konzept ICT» und hier in erster Linie durch die Punkte 4 und 8 definiert.

In Ergänzung dazu gelten die «Richtlinien IT-Sicherheit».

5 Bearbeitungsverzeichnis

Der Umgang mit Personendaten innerhalb von Swissgenetics ist durch das Bearbeitungsverzeichnis geregelt. Dieses stellt pro Geschäftsbereich die vorhandenen Datensammlungen sowie die entsprechenden Zugriffsberechtigungen fest und definiert die Struktur der vorhandenen Daten. Um die Datensicherheit zu gewährleisten, werden im Bearbeitungsverzeichnis auch die Art und die Herkunft der Daten geregelt. Zudem beinhaltet das Bearbeitungsverzeichnis die erforderlichen Schutzmassnahmen für die vorhandenen Daten.

Das Bearbeitungsverzeichnis ist laufend zu aktualisieren.

6 Handlungsanleitungen und Prozesse

6.1 Grundlage

Die vorliegende Datenschutzerklärung regelt den Umgang mit Personendaten im beruflichen Alltag und stellt sicher, dass im Alltag regelmässig eintretende Situationen datenschutzrechtlich korrekt gehandhabt werden. Dazu gehört der Umgang mit Daten bei telefonischen oder schriftlichen Anfragen, per E-Mail oder auf anderen Kanälen. Mit der Nutzung der Online-Plattformen von Swissgenetics akzeptieren Sie die vorliegenden Datenschutzbestimmungen und erklären sich mit der Bearbeitung Ihrer Daten nach Massgabe dieser Datenschutzbestimmungen einverstanden.

6.2 Stellenbewerbungen

Wenn Sie sich auf eine Stelle bei Swissgenetics bewerben, bearbeiten wir Personendaten, die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von Ihnen erhalten (auf dem Postweg, per E-Mail oder über sonstige Kanäle). Dazu gehören neben Ihren Angaben zur Person, Ausbildung, Arbeitserfahrung und Fähigkeiten, die üblichen Korrespondenzdaten wie E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Zudem werden alle von Ihnen im Zusammenhang mit der Bewerbung eingereichten Unterlagen, wie Lebenslauf und Zeugnisse bearbeitet.

Diese Daten werden ausschliesslich im Rahmen Ihrer Bewerbung gespeichert, ausgewertet, bearbeitet oder intern weitergeleitet. Ferner können sie für statistische Zwecke (z.B. Reporting) bearbeitet werden. In diesem Fall sind keine Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich.

Ihre Bewerberdaten werden getrennt von den übrigen Nutzerdaten gespeichert und nicht mit diesen zusammengeführt.

Schliessen wir einen Arbeitsvertrag mit Ihnen ab, werden die übermittelten Daten zum Zwecke der Ab-wicklung des Arbeitsverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften gespeichert. Endet das Bewerbungsverfahren ohne Anstellung, werden Ihre Personendaten spätestens nach 12 Monaten gelöscht, sofern Sie uns keine Einwilligung gegeben haben, Ihre Angaben für weitere Bewerbungsverfahren eine bestimmte Zeit lang bei uns aufzubewahren.

6.3 Erhebung und Speicherung von personenbezogenen Daten

Für die Inanspruchnahme von Dienstleistungen oder für die Entgegennahme von Aufträgen ist eine Registrierung und/oder die Erstellung eines Benutzerkontos erforderlich. Bei der Registrierung werden personenbezogen Daten wie Vorname, Name, Wohnort, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und allenfalls weitere Daten erhoben und gespeichert. Swissgenetics erhebt und speichert personenbezogene Daten dort wo diese für Dienstleistungen wie Bestellungen, Nutzung von Angeboten, usw. erforderlich sind.

Bei der Entgegennahme von Besamungsaufträgen werden personenbezogene Daten wie Telefonnummer und Sprachnachricht gespeichert

Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert.

Swissgenetics gibt keine personenbezogenen Daten ohne Ihre Einwilligung weiter. Diese Angaben und unsere Vorgehensweise mit Ihren Daten gelten auch für Bestellungen.

Wir speichern personenbezogene Daten, die Sie uns übermitteln, nur so lange, wie sie benötigt werden, um die Zwecke zu erfüllen, zu denen diese Daten übermittelt wurden, oder solange dies von Gesetzes wegen vorgeschrieben ist.

Die Hauptspeicherung aller Daten, die Swissgenetics zur Erfüllung des kundenorientierten Besamungsauftrages benötigt, werden auf den Speicherplattformen der Elvadata AG gespeichert. Die Elvadata AG ist zertifiziert nach ISO 27001.

6.4 Nutzung und Weitergabe von personenbezogenen Daten

Mit der Angabe Ihrer Personendaten erklären Sie sich einverstanden, dass Swissgenetics diese zu folgenden Zwecken bearbeiten und verwenden darf:

• Erfüllung und Abwicklung von vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen
• Finanziellen Angelegenheiten zwischen Swissgenetics und Kunden
• Marketingaktivitäten, insbesondere zur Pflege der Kundenbeziehung
• Optimierung von Produkten und Dienstleistungen
• Auswertungen und Statistiken des Nutzerverhaltens

6.5 Verweise und Links

Die Webseiten, Online-Plattformen und Applikationen von Swissgenetics enthalten Verweise und Verknüpfungen (Links) zu weiteren Webseiten Dritter. Für den Inhalt der auf unserer Internetseite enthaltenen Links zu anderen Websites sind wir nicht verantwortlich.

6.6 Cookies

Unsere Internetseiten verwenden teilweise so genannte Cookies. Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren. Cookies dienen dazu, unsere Websites nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind so genannte „Session-Cookies“. Sie werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Andere Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen. Diese Cookies ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen.

Sie können die Setzung von Cookies durch unsere Internetseite jederzeit mittels einer entsprechenden Einstellung des genutzten Internetbrowsers verhindern und damit der Setzung von Cookies dauerhaft widersprechen. Ferner können bereits gesetzte Cookies jederzeit über einen Internetbrowser oder andere Softwareprogramme gelöscht werden. Dies ist in allen gängigen Internetbrowsern möglich.

Bitte beachten Sie, dass bei der Deaktivierung von Cookies die Funktionalität unserer Websites eingeschränkt sein kann.

6.6.1 Von Swissgenetics verwendete Cookies und deren Funktion

Siehe Auflistung Cookies am Ende dieser Datenschutzerklärung.

6.6.2 Datenschutz Google Analytics Erklärung

Diese Website benutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. („Google“). Google Analytics verwendet sog. „Cookies“, Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse Ihrer Benutzung der Website ermöglichen. Diese Analyse nutzen wir, um die Website auf Ihre Nutzungsbedürfnisse abgestimmt laufend zu optimieren. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt.

Swissgenetics vollzieht auf dieser Website eine IP-Anonymisierung, womit Ihre IP-Adresse von Google zuvor gekürzt wird. Dies verunmöglicht eine Personifizierung über die IP-Adresse.

6.7 Newsletter

Wenn Sie den auf der Website angebotenen Newsletter beziehen möchten, benötigen wir von Ihnen eine E-Mail-Adresse sowie Informationen, welche uns die Überprüfung gestatten, dass Sie der Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse sind und mit dem Empfang des Newsletters einverstanden sind. Weitere Daten werden nicht erhoben. Diese Daten verwenden wir ausschließlich für den Versand der angeforderten Informationen und geben sie nicht an Dritte weiter.

Die erteilte Einwilligung zur Speicherung der Daten, der E-Mail-Adresse sowie deren Nutzung zum Versand des Newsletters können Sie jederzeit widerrufen, etwa über den "Abmelden"-Link im Newsletter.

6.8 SSL Verschlüsselung

Die Webseiten und Onlineplattformen von Swissgenetics nutzen aus Gründen der Sicherheit und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel der Anfragen, die Sie an uns als Nutzer oder Nutzerin der Seite senden, eine SSL Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von "http://" auf "https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

6.9 Informationspflicht bei der Beschaffung von Personendaten

Art. 19 und Art. 20 DSG und Art. 29

Die Verantwortlichen informieren die betroffene Person angemessen über die Beschaffung von Personendaten; diese Informationspflicht gilt auch, wenn die Daten nicht bei der betroffenen Person beschafft werden.

Die Informationspflicht entfällt, wenn die Datenbearbeitung gesetzlich vorgesehen ist.

6.10 Interne Datenbearbeitung

Swissgenetics stellt durch ein Berechtigungskonzept sicher, dass nur diejenigen Mitarbeitenden auf Personendaten Zugriff haben, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Mit dem Berechtigungskonzept stellt Swissgenetics zudem sicher, dass die Daten für unbefugte Personen nicht zugänglich sind.

In der Regel wird der Datenzugriff auf Geschäftsbereichsebene geregelt.

6.11 Bearbeitung durch Auftragsbearbeiter

Gemäss Art. 9 DSG kann die Bearbeitung von Personendaten vertraglich oder durch die Gesetzgebung einem Auftragsbearbeiter übertragen werden. Diese Bestimmung statuiert, dass der Auftragsbearbeiter die Daten nur so bearbeiten darf, wie es Swissgenetics selbst tun dürfte und keine gesetzliche oder vertragliche Geheimhaltungspflicht die Übertragung verbietet.

Die Datenbearbeitung und Datenhaltung durch Dritte sind mit den betreffenden Partnern vertraglich zu regeln.

7 Datentransfer ins Ausland

Im Falle von Datentransfers ins Ausland muss mit den entsprechenden Partnern eine Datenverarbeitungsvereinbarung abgeschlossen werden.

8 Auskunftsrecht der betroffenen Person

Auskunftsbegehren: Form, Inhalt und Anschrift - Art. 25 ff. DSG

Auskunftsbegehren sind schriftlich zusammen mit einer Kopie der ID oder des Passes an folgende Adresse und Kontaktperson zu senden:

Swissgenetics Genossenschaft
Datenschutzberater
Meielenfeldweg 12
3052 Zollikofen

Diese Person resp. sein Stellvertreter trägt die Verantwortung für eine termingetreue Bearbeitung des Antrags.

9 Recht auf Löschung, Sperrung

Sie haben jederzeit das Recht auf Sperrung oder Löschung ihrer Daten. Hierzu wenden sie sich an die Adresse unter Auskunftsrecht der betroffenen Person

10 Auskunftspflicht bei Verletzungen der Datensicherheit

Gemäss Art. 24 der DSG sind Verletzungen der Datensicherheit (z.B. infolge eines Hacks) so rasch wie möglich durch den Datenschutzberater an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) zu melden.

Der Datenschutzberater muss dabei die Verletzungen der Datensicherheit dokumentieren und die Inhaber der betroffenen Daten über die Verletzung der Datensicherheit informieren.

11 Aufbewahrungsdauer und Vernichtung

Personendaten, die für die Bearbeitung nicht mehr benötigt werden, werden gemäss den internen Richtlinien gelöscht oder aufbereitet und während der definierten Dauer archiviert und danach gelöscht.

12 Änderungen und Zustimmung der Nutzer zu den Datenschutzbestimmungen

Swissgenetics behält sich vor, die Datenschutzerklärung neuen oder sich ändernden Bedürfnissen sowie gesetzlichen Anforderungen anzupassen. Die aktuelle Fassung wird Ihnen in elektronischer Form jederzeit zugänglich gemacht. Mit der fortgesetzten Nutzung von Webseiten, Online-Plattformen, Datenverbund und Applikationen stimmen Sie den jeweils gültigen Datenschutzbestimmungen zu.

Stand: Juni 2023 – Swissgenetics Genossenschaft

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